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采购需求编制5大注意事项

发布时间:2017-07-12 点击次数:212 发布人:宋象军

赵颖琨 政府采购信息

近日,在由黑龙江省财政厅举办的全省省直预算单位2017年第一次政府采购业务培训班上,黑龙江省政府采购中心市场服务处处长杨军结合工作实际,为各采购单位的工作人员梳理和讲解了采购人在编制和确定采购需求时应当注意的五大事项。

 

那么都有哪些需要注意的呢?这对采购人普遍存在的采购需求编制不合理、预算资金执行不到位等问题有哪些借鉴作用?

 

杨军表示,需要加强从采购需求提出、需求控制、需求确立到需求论证这几个环节的管理。

 
 
 
 
 

 

明确采购人应行使的权力及相应义务

杨军介绍,财政部出台的《关于推进和完善服务项目政府采购有关问题的通知》(财库【2014】37号)文件中指出“加强采购需求制定相关的内控管理。采购人、集中采购机构应当明确相关岗位的职责和权限,确保政府采购需求制定与内部审批、采购文件准备与验收等不相容岗位分设。”这其中又包含了四项具体内容,一是采购人需要科学合理确定采购需求,厉行节约;二是执行政府采购政策;三是建立政府采购内部管理制度;四是公正廉洁、诚实守信。

 

在确定采购需求方面,采购人应做到科学合理确定采购需求。首先,要明确的是采购人负责确定采购需求;其次是采购需求应当合规、完整、明确。在《政府采购法实施条例》(以下简称《条例》)第六十一条中,要求“采购需求应当符合法律法规及政府采购政策规定的技术、服务、安全等要求”,即合规。关于采购需求应当完整和明确,杨军举了一个例子进行说明。“以电梯维修采购项目为例,根据《特种设备安全监察条例》第十七条规定,电梯的安装、改造、维修,必须由电梯制造单位或者其通过合同委托、同意的依照本条例取得许可的单位进行。电梯制造单位对电梯质量以及安全运行涉及的质量问题负责。《强制性产品认证管理规定》第五条规定“凡列入《目录》的产品,必须经强制性产品认证合格,获得强制性产品认证证书(以下简称认证证书),并加施强制性产品认证标志后,方可出厂、销售、进口或者在其他经营活动中使用。”

 

在《政府采购法实施条例》中第十五条规定“政府向社会公众提供的公共服务项目,应当就确定采购需求征求社会公众的意见。”杨军在讲课中表示,采购人应当加强需求论证和社会参与,征求社会公众的意见。“《财政部关于推进和完善服务项目政府采购有关问题的通知》(财库【2014】37号)规定“第三类为增加国民福利、受益对象特定,政府向社会公众提供的公共服务”,另外《政府采购法实施条例》中也指出采购需求论证这一环节工作——第十五条规定‘必要时,应当就确定采购需求征求相关供应商、专家的意见’。

 

严格依据采购需求编制采购文件及合同也是采购人需要与代理机构配合完成的工作。

科学合理确定采购标准

在做采购计划时,如何较为准确的确定采购标准呢?想必这是困扰众多采购人的一个大问题。杨军表示,想要科学合理确定采购标准,需要把握好经费预算标准、资产配置标准与技术服务标准这三项。“财政部《关于推进和完善服务项目政府采购有关问题的通知》(财库【2014】37号)规定第一类中列入政府集中采购目录的服务项目,采购需求标准由集中采购机构提出(如公文印刷、物业管理、公车租赁、系统维护等),其他服务项目的采购需求标准由采购人提出。”

政府采购活动中应当落实政府采购政策

其一,在制定采购需求标准中“要积极支持已获得绿色认证的印刷企业,中小学教科书必须委托获得绿色印刷环境标志产品认证的印刷企业印制”;其二,预留采购份额;其三,价格评审优惠。杨军介绍,根据财政部《政府采购促进中小企业发展暂行办法》(财库[2011]181号)通知要求“对小型和微型企业产品的价格给予6%-10%的扣除”;根据《黑龙江省政府关于促进大学生创新创业的若干意见》(黑政发[2015]16号)通知要求“对大学生创办小微企业直接参与政府采购投标的,在评审时给予价格6%至10%的扣除”。

 

“其四则要把握好优先采购与强制采购。”杨军向学员讲解,“按照《财政部国家发展改革委关于印发节能产品政府采购实施意见的通知》(财库【2004】185号)第六、七条关于政府采购属于节能清单中产品时,在技术、服务等指标同等条件下,应当优先采购节能清单所列的节能产品;在政府采购活动中,采购人应当在政府采购招标文件(含谈判文件、询价文件)中载明对产品的节能要求、合格产品的条件和节能产品优先采购的评审标准。”

 

另外,应要求供应商提供有效期内的《中国节能产品认证》证书(节能清单(附件1)所列产品包括政府强制采购和优先采购的节能产品。其中,台式计算机、便携式计算机、平板式微型计算机、激光打印机、针式打印机、液晶显示器、制冷空调设备、镇流器、空调机、电热水器、普通照明用自镇流荧光灯、普通照明用双端荧光灯、电视设备,视频监控设备中的数字硬盘录像机、监控电视墙(拼接显示器)、监视器,以及便器、水嘴等品目为政府强制采购的节能产品(具体品目以“★”标注)。其他品目为政府优先采购的节能产品。

 

杨军表示,在实际操作时还应特别注意一个问题。按照《财政部国家发展改革委关于调整公布二十期节能产品政府采购清单的通知》(财库【2016】118号)第三条关于“采购人拟采购的产品属于政府强制采购节能产品范围,但本期节能清单中无对应细化分类或节能清单中的产品无法满足工作需要的,可在节能清单之外采购。”的要求,采购人在确定采购需求时需提供说明材料,在采购文件中明示评审要求。

设置项要注意哪些不能设置

首先,在资格条件设置中一是应注意不得将企业注册资本金、资产总额、营业收入、从业人员、利润、纳税额、业绩等供应商规模条件作为资格条件。财政部《政府采购促进中小企业发展暂行办法》第三条规定“任何单位和个人不得阻挠和限制中小企业自由进入本地区和本行业的政府采购市场,政府采购活动不得以注册资本金、资产总额、营业收入、从业人员、利润、纳税额等供应商的规模条件对中小企业实行差别待遇或者歧视待遇”。二是不得设置营业执照经营范围内的具体经营项目名称;三是不得要求产品制造商、代理商出具授权函;四是不得要求供应商提供指定国家级、省级等检测机构出具的检测报告,但是需要说明的是:其一、检测机构的资质是由国家认证委、省级以上质检部门评审认定的,并对检测项目范围作出具体规定,检测机构是依据国家标准、行业标准或企业推荐标准进行检测的,无论哪一级别检测机构出具的检测报告都具有同等法律效力;其二、应在采购文件中明确设定检测报告的结论性内容必须与招标技术参数或功能要求相对应,其中产品功能可以要求投标人提供产品官网功能截图或产品使用说明书等证明材料,否则无法开展评审工作;其三、不是所有产品都能事先提供检测报告的,如定制产品家具、改装车,特种设备锅炉、电梯等。五是不得要求供应商提供指定检测日期的检测报告;六是不得将国家、地方行政机关颁布的法规、规范性文件中未强制使用的资质、认证作为资格条件,一个典型案例即财政部政府采购信息公告第393号投诉案处理决定“招标文件将国务院已明确取消的计算机系统集成贰级(含)以上资质作为资格条件属于歧视性、排他性条款,决定采购活动违法,责令废标,修改招标文件后重新开展采购活动”;七是不得设置地域性同类项目业绩。

 

在设定商务条件时,采购人应注意几个问题。一是要求投标人提供所投产品的合法来源渠道证明文件指向唯一的;二是设定的交货期限明显不合理;三是要求供应商提供免费的考察、培训(外地)或要求赠送实物的,《政府采购法实施条例第十一条规定“采购人不得向供应商索要或者接受其给予的赠品、回扣或者与采购无关的其他商品、服务。

 

在采购需求技术参数及功能要求中,哪些内容不得出现呢?一是要求中标人或成交人在签订合同前对所投产品进行测试或演示的,《政府采购法实施条例》第四十四条规定“采购人或者采购代理机构不得通过对样品进行检测、对供应商进行考察等方式改变评审结果。”二是要求或标明某一个或者某几个特定品牌、商标、商号、专利、版权、设计、型号、特定原产地、供应商的技术规格三是将进口和国产产品、专营和特种设备、软件和硬件产品设备合为一包四是要求中标后、签订合同前对主材、辅材再一次进行检测的;《政府采购法实施条例》第四十四条有明确规定,“采购人或者采购代理机构不得通过对样品进行检测、对供应商进行考察等方式改变评审结果。”

 

售后服务对于一次采购活动来说也至关重要,那么在采购需求售后服务条件中不得出现哪些内容呢?一是售后服务要求明显不合理或指向特定厂商的,如某采购项目招标文件售后服务要求“需提供3个有标识的独立门市售后服务站证明材料,此项评审因素明显不合理,只有联想具备条件。”二是设定苛刻的付款条件。住建部与财政部印发的《关于印发建设工程质量保证金管理办法的通知》(建质[2016]295号)第七条规定“发包人应按照合同约定方式预留保证金,保证金总预留比例不得高于工程价款结算总额的5%。合同约定由承包人以银行保函替代预留保证金的,保函金额不得高于工程价款结算总额的5%”。三是设定苛刻的售后服务要求。建设部《房屋建筑工程质量保修办法》第80号令第七条规定“在正常使用下,房屋建筑工程的最低保修期限为:(一)地基基础和主体结构工程,为设计文件规定的该工程的合理使用年限;(二)屋面防水工程、有防水要求的卫生间、房间和外墙面的防渗漏,为5年;(三)供热与供冷系统,为2个采暖期、供冷期;(四)电气系统、给排水管道、设备安装为2年;(五)装修工程为2年。其他项目的保修期限由建设单位和施工单位约定。”

 

杨军表示,采购需求评分标准及细则中也有不能列入打分项的内容一是不得将同类案例(业绩)重复加分或累计加分超出基础分值的,如某采购项目预算金额为300万元,采用综合评分法,评分标准及细则规定“业绩标准分为15分,投标人提供一份100万元同类项目合同的得1分,最多得15分,未提供不得分”。二是不得将行政区域的奖项、证书、行业业绩作为评分条件,但是也需要注意特殊情形,如医疗机构的物业服务项目,由于医疗机构物业服务必须具有医疗污染物、废弃物处理经验的特点,可以要求物业服务供应商提供类似医疗机构物业服务的业绩。在设置要求时,既要考虑不能构成行业封锁,同时也要考虑一些特殊行业的实际需要,尤其注意的是要保证具有类似业绩条件的潜在供应商的数量要求,以确保实现充分竞争和项目采购质量。三是不得将产品先进性、稳定性、成熟性、市场认可度、市场占有率等模糊表述作为评分条件,由评审专家自由裁量进行打分。典型的一个案例是财政部公布的政府采购信息公告399号中,对几家代理机构监督检查处理决定“部分政府采购项目中存在采购文件评分标准不具体的问题”,违反《条例》第三十四条、《货物和服务项目价格评审管理的通知》的规定,作出责令整改的处理。四是将供应商资格条件作为评分因素,这一项的设置违反了财政部《关于货物和服务项目价格评审管理的通知》(财库【2007】2号)关于“投标人的资格条件,不得列为评分因素”的规定。

 

杨军介绍:“采购人在编制采购需求具体内容时应注意,如采用综合评分法,则要做到是评审因素要准确反映采购人的需求重点;评审因素要设在与报价相关的技术和服务指标上,评审主要应围绕着采购标的质量来开展;评分标准的设置必须与评审因素的量化指标相对应。

尊重采购代理机构

采购代理机构对采购需求提出的修改意见或建议应得到采购人理解和尊重。在日常采购活动中,采购代理机构发现采购人的采购需求存在以不合理条件对供应商实行差别待遇、歧视待遇或者其他不符合法律、法规和政府采购政策规定内容,或者发现采购人有其他违法行为的,应当建议其改正。采购人拒不改正的采购代理机构应当向采购人的本级人民政府财政部门报告,财政部门应当依法处理。”杨军表示。